Za jakých podmínek je možné kontrolovat e-maily zaměstnance?

16.03.2018

Možnost monitorovat e-maily zaměstnanců je již dlouho diskutovaným tématem. Monitoring na jedné straně zasahuje do práva zaměstnance na soukromí, na druhou stranu zaměstnavatel zpravidla má k takovému monitoringu legitimní důvod spočívající ve výkonu práva na ochranu majetku.

Přestože nelze stanovit obecně platná pravidla monitoringu e-mailové komunikace zaměstnanců, je možné doporučit, aby se zaměstnavatel při nastavení systému monitoringu e-mailů řídil následujícími zásadami:

  • 1) zaměstnanec by měl být o možnosti monitoringu předem informován (např. vnitřním předpisem),
  • 2) ve vnitřním předpisu by měl zaměstnavatel upravit též systém vyřizování doručených e-mailů pro případ nepřítomnosti zaměstnance,
  • 3) monitoring by měl být prováděn v omezeném a přiměřeném rozsahu, který odpovídá sledovanému účelu a cíli kontroly,
  • 4) zaměstnavatel musí využít co nejméně invazivní metodu monitoringu, která dospěje k požadovanému cíli (zejm. kontrola hlavičky e-mailů),
  • 5) v případě, že je potřeba zjistit i obsah zpráv, musí k tomu být závažné důvody (například bezprostřední ohrožení majetkových zájmů zaměstnavatele),
  • 6) zaměstnavatel je oprávněn využívat výsledky monitoringu jen k původnímu cíli.

Vstoupí-li zaměstnavatel (ať už v rámci kontroly, nebo v souvislostí s absencí zaměstnance) do e-mailové schránky zaměstnance, měl by respektovat, že:

  • e-mail pracovní povahy doručený na pracovní e-mailovou adresu zaměstnance smí zaměstnavatel otevřít, přečíst a vyřídit;
  • e-mail pracovní povahy doručený na soukromou e-mailovou adresu zaměstnance smí zaměstnavatel otevřít, přečíst a vyřídit pouze výjimečně, zejm. jestliže příslušný zaměstnanec není dlouhodobě schopný došlou e-mailovou korespondenci vyřizovat (např. pro nemoc);
  • e-mail soukromé povahy doručený na pracovní či soukromou e-mailovou adresu zaměstnance není zaměstnavatel oprávněn přečíst (popř. dočíst, pokud již se čtením započal v rámci posouzení, o jaký druh e-mailu se jedná) či dokonce vyřídit, může však po zaměstnanci požadovat, aby tuto korespondenci z e-mailové schránky odstranil, případně vyřídil mimo pracovní dobu.
Vzhledem ke zvyšujícímu se důrazu na ochranu osobních údajů (např. GDPR) a ochranu soukromí je třeba, aby zaměstnavatel věnoval nastavení systému monitoringu e-mailů zaměstnanců náležitou pozornost, při respektování výše uvedených zásad však může související rizika účinně eliminovat.